Etik Hat; şirket çalışanları ve şirket ilgililerinin kullanabildiği bir iletişim merkezidir. Etik Hat merkezine telefon, posta kutusu ve e-mail aracılığı ile gelen bilgilerin sistemli bir şekilde kaydedilip analiz edildiği, kuruluşunuzdan bağımsız olarak faaliyet gösteren bir kayıp ve kaçak önleme sistemidir.

 Şirket çalışanları veya şirket ilgilileri, gördükleri, gözlemledikleri veya şahit oldukları, uygunsuzlukları maddi kayıp ve suiistimalleri ve her türlü olumsuzluklar ile ilgili bilgileri e-mail yoluyla paylaşmakta veya telefon hatları ile bildirilmektedir.

 Etik Hatlara şikâyetlerini bildirenler; kimliklerinin açığa çıkmasını engellemiş olurlar. Arkadaşlık ilişkilerini ve kariyerlerini riske atmamış olurlar. Şikâyetlerinin değerlendirildiğinden emin olurlar. İhbar kayıtlarının daha profesyonelce raporlandığından ve sonuçlandırılıncaya kadar takip edileceğinden emin olurlar.

Şirket çalışanları, tedarikçileri, müşterileri ve diğer şirket ilgilileri, şirket yönetimi tarafından uygulamaya sokulmuş olan etik değerlerin dışına çıkıldığını görmeleri durumunda, bunu şirket yönetimi ile paylaşmak isterler. Şirket yönetimi tarafından, paylaşmaları da beklenen bir durumdur. Ancak şirket çalışanları, kariyerlerini riske atmamak veya tedarikçi ise şirket ile ilişkilerini zedelememek adına paylaşmaktan çekinebilirler. Etik Hat sistemi; Bu gibi engelleri ortadan kaldırarak, kişilerin gizliliğini güvence altına alarak kişilerin şikâyetlerini şirket yönetimine ulaştırabilmelerini sağlamak amacıyla oluşturulan bir iletişim hattıdır.

 Şirketlerdeki, maddi kayıp ve suiistimalleri en aza indiren, mobbing ve benzeri etik olmayan davranışların önüne geçilmesini kolaylaştıran bir mekanizmadır.

Etik Hat sistemi; şirket bünyesinde yapılan, inceleme kontrol ve benzeri çalışmalara oranla maddi kayıpların ortaya çıkarılmasında en fazla verim alınan bir sistemdir. Maddi kayıp ve kaçaklar, suiistimaller, etik olmayan davranışlar herkesten önce yakın çalışanlar tarafından fark edilir. Suiistimallerin ortaya çıkarılması ve önceden önlenmesinin en uygun yoludur.

Etik Hat sistemini dışarıdan hizmet satın alımı şeklinde veya kendi bünyesinde kuran ve etkin işlemesini sağlayan firmaların bünyesindeki suiistimal vakalarının yüzde 60 azaldığı istatistiki araştırmaların sonuçlarında görülmektedir. Etik Hattı olmayan şirketlerde çalışanlar çoğunlukla gözlemledikleri uygunsuzlukları bildirmekten çekinirken, Etik Hat’ı olan şirketlerde çalışanların sadece yaklaşık yüzde 30’u bildirmekten çekinmektedir.

Etik Hat sistemi, arayan kişinin gizliliğinin korunması, şirket yönetiminden bağımsız ayrı bir organizasyon olması, tüm şirket ilgilileri tarafından kolay ulaşılabilir olması, şirket üst yönetimi ve denetim komitesine kolay ulaşılabilir olması, profesyonel raporlama ve takibi, olumlu veya olumsuz alınan sonuçların geri bildiriminin mutlaka yapılıyor olması özelliklerini taşımaktadır. Maliyeti çok düşük, buna karşın getirisi çok yüksek bir hizmettir. Şirket çalışanları ve diğer şirket ilgilileri; özel sorunlarını da dile getirebildikleri için, özellikle insan kaynakları birimleri için önemli bilgiler elde edilmektedir. Etik Hat sistemi; kayıp, kaçak, suiistimal, hile ve yolsuzluk önlemede kurumların teftiş, iç denetim, risk yönetimi, kayıp önleme ve kurumsal uyum gibi denetim komitesine bağlı birimlerin en önemli destek unsurlarından birisidir.